Utrecht pakt toepasbare regels bij de kop

Wie die boom wil kappen, kan straks de Vergunningcheck in het Omgevingsloket raadplegen. Er komen dan vragen langs als: ‘Ga je een boom kappen binnen de bebouwde kom?’ en ‘Ga je een boom kappen die 50 jaar of ouder is?’. Vragen die simpel lijken en dat ook zijn. "Maar om tot de juiste vragen te komen is een hele opgave", zegt Natasja Spruijt. Als programmamanager Omgevingswet bij de Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht (RUD) organiseerde zij dit voorjaar samen met anderen online bijeenkomsten om vooral gemeenten hierbij te helpen. Niet alleen bij het daadwerkelijk formuleren van de vragen, maar vooral bij het bepalen van een strategie om tot die vragen te komen.

Vragenbomen

Achter de vragen in de Vergunningcheck zit een structuur, een onzichtbare vragenboom. Als iemand bijvoorbeeld op een vraag ‘nee’ antwoordt, is een andere vraag soms niet meer relevant. "Je moet de juridische regels goed uitpluizen", zegt Spruijt. "Zowel de bruidsschat (de regels die het Rijk overdraagt aan decentrale overheden) als je eigen lokale regels. En die moet je aan elkaar koppelen. Telkens moet je nagaan: welke regel is op welke locatie en bij welke activiteit van toepassing? Soms moet je teruggaan: willen we deze regel eigenlijk wel? Draagt het bij aan ons doel om bijvoorbeeld een groene gemeente te zijn? Het is een ingewikkelde puzzel."

Keuzes maken

Veel gemeenten en waterschappen worstelen met die puzzel. De provincie Utrecht en VNG sloten aan bij de missie van de omgevingsdiensten om hen te helpen. "De VNG had al veel kennis over toepasbare regels", zegt Spruijt. "We zijn nagegaan welke kennis er al is en hoe we die kunnen inzetten in de regio. We besloten om sessies te organiseren voor kleine groepen van ongeveer 12 deelnemers. We leggen kort uit wat toepasbare regels zijn, hoe je ze moet aanleveren aan het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO), maar vooral welke keuzes je kunt maken. Besteed je het maken van de regels uit of doe je het zelf? Pas je de bruidsschat aan of niet? Welke consequenties hebben verschillende keuzes voor je dienstverlening?"

"Na de sessie hebben gemeenten voldoende handvatten om hun strategie en niveau van dienstverlening te bepalen. We geven dezelfde sessie een stuk of zes keer, voor telkens een ander groepje deelnemers. Liefst met verschillende functies uit één organisatie, zoals een ICT’er en een jurist, zodat we de discussie kunnen voeren op het juiste niveau."

Eerst is het ingewikkeld. Maar als je een paar thema’s hebt uitgewerkt, valt het op z’n plek.

Samen tot één conclusie komen

In april was er een gezamenlijke afsluitende bijeenkomst met alle ketenpartners over regionale samenwerking tussen de verschillende overheden. "We hebben daar interbestuurlijke afspraken voor de regio gemaakt. Zo spraken we af dat de ketenpartijen de belangrijkste thema's in kaart zouden brengen. En de gemeenten gaan aan de slag met een strategie voor het al dan niet overnemen van de bruidsschatregels."

Bij de afsluitende online bijeenkomst waren 270 deelnemers. "We hadden eerlijk gezegd niet verwacht dat alle gemeenten en hun ketenpartners zouden inloggen", zegt Spruijt. "Iedere organisatie bewandelt toch haar eigen pad richting de Omgevingswet. De ene gemeente begint met de toepasbare regels en de ander focust eerst nog op het omgevingsplan. Daarom hebben we de afsluitende bijeenkomst opgenomen en op YouTube gezet, zodat iedereen de sessie later kan volgen."

"Met de afsluitende sessie wilden we voorkomen dat een initiatiefnemer twee keer dezelfde vraag moet beantwoorden. En juridische regels moeten elkaar niet tegenspreken. De gemeente heeft beleid voor het kappen van een boom in een talud, maar het waterschap ook. Door je beleid goed met elkaar af te stemmen, kom je tot één conclusie in de Vergunningcheck."

Blauwdruk

De eerste online sessie was eind maart, met 7 deelnemende partijen. Alle deelnemers kregen als huiswerk mee om alvast een paar thema’s uit te werken in een vragenboom. "Het is veel werk om alle vragenbomen te maken", zegt Spruijt. "Efficiënter is het om thema’s te verdelen: Amersfoort werkte bijvoorbeeld 'ontgronden' uit en Lopik boog zich over 'kappen'. Zo kom je samen tot een blauwdruk en hoef je geen dubbel werk te doen."

"Zo’n blauwdruk kan een mooi startpunt zijn voor gemeenten. Zij kunnen de vragenbomen dan aanpassen in overeenstemming met hun beleid. Je hoeft als gemeente ook niet alle thema’s meteen uit te werken. Bij weinig voorkomende initiatieven kun je voor een 'lege toepasbare regel' kiezen en verwijzen naar je contactgegevens."

Zelf blijven nadenken

Regio Utrecht heeft nu als eerste een plan van aanpak met toepasbare regels. Spruijt raadt andere bevoegd gezagen aan om er hun voordeel mee te doen. Maar wel met een kleine kanttekening: "Het is goed om voorbeelden van anderen te zien, maar maak altijd je eigen afwegingen. Elke gemeente legt haar focus ergens anders. Denk zelf na over hoe je het wilt organiseren. En ik zou willen zeggen: ga gewoon oefenen. Eerst is het ingewikkeld, maar na een paar thema’s valt het op z’n plek."

"Sinds april hebben we al veel geleerd van interbestuurlijk afstemmen van regels en beleid. Verschillende bevoegd gezagen hebben al regels aangeleverd voor het Omgevingsloket.Voor ons staat de komende tijd en zeker ook het 'oefenjaar' 2021 in het teken van oefenen in de regio om te komen tot werkende ketens."

Meer informatie over regionale samenwerking in Utrecht

Kijk voor meer informatie over de regionale samenwerking in Utrecht tussen provincie, gemeenten, waterschappen, omgevingsdiensten en andere organisaties op de website Samen werken aan de Omgevingswet.