Efficiënte Procesinrichting Omgevingsrecht Staphorst

Foto Piotr Iłowiecki (Flickr CC BY-SA 2.0)

Het programma Aan de slag met de Omgevingswet heeft de afgelopen jaren in dit magazine en op zijn website aandacht besteed aan veel projecten en initiatieven die al proberen te werken in de geest van de Omgevingswet. Ook reikt het programma jaarlijks de Aandeslag-Trofee uit aan dit soort initiatieven. In deze nieuwe rubriek ‘Hoe is het nu met…?’ gaan we na een aantal jaar weer op bezoek bij deze projecten.

Jaap van den Berg, beleidsmedewerker ruimtelijke ontwikkeling bij de gemeente Staphorst

Hoe is het nu met…?

‘Inwoners hebben nu zélf de regie over hun aanvraagproces’

Efficiënt en snel een omgevingsvergunning aanvragen voor je bouwplannen? In de gemeente Staphorst kan het, dankzij de werkwijze ‘Efficiënte Procesinrichting Omgevingsrecht Staphorst’ (EPOS). Belangrijke kenmerken van deze aanpak: vertrouwen, veel eigen verantwoordelijkheid voor inwoners én een goede samenwerking tussen gemeente, provincie, waterschap en andere ketenpartners.

In 2017/2018 is het project genomineerd voor de Aandeslag-Trofee. Het initiatief Hart van Holland won dat jaar. Maar wat is er sindsdien in Staphorst gebeurd? Aan het woord: Jaap van den Berg, beleidsmedewerker ruimtelijke ontwikkeling bij de gemeente Staphorst.

EPOS, wat is dat precies?

Jaap van den Berg: “EPOS staat voor Efficiënte Procesinrichting Omgevingsrecht Staphorst. Het is een volledig andere manier van werken, waarmee we vergunningen verlenen voor bouwplannen die afwijken van het bestemmingsplan. Daarbij leggen we de verantwoordelijkheid bij de inwoners. Tegen hen zeggen we: ‘Heb je een plan, werk het dan goed uit, overleg met je buren, beargumenteer waarom jouw plan een goed idee is.’ Als inwoner moet je dus zélf alle zaken aanleveren die nodig zijn voor een aanvraag, volgens vaste formats. Alle informatie die je daarbij nodig hebt, is te vinden op het Omgevingsplein. En we hebben ruimtecoaches bij de gemeente, die inwoners wegwijs maken in het aanvraagproces.”

“Vervolgens wordt het verzoek bekeken door de Omgevingskamer: een groep onafhankelijke deskundigen. Vanuit de gemeente, maar ook vanuit de provincie, het waterschap en - in sommige gevallen - de omgevingsdienst. De samenstelling wisselt, afhankelijk van de aard van het verzoek. De Omgevingskamer adviseert het college van burgemeesters en wethouders over het verzoek.”

“We leggen de verantwoordelijkheid bij de inwoners.”

“Dan hebben we ook nog een groep van zo’n 50 professionals: architecten, adviesbureaus, ontwikkelaars… Zij hebben ieder individueel een overeenkomst met de gemeente gesloten waarin de rechten en plichten van het aanvraagproces zijn vastgelegd. Samen vormen ze het Collectief van Professionals Omgevingsrecht Staphorst: CPOS. In ruil daarvoor betalen ze minder legeskosten. We werken op basis van vertrouwen: wie zich bewezen heeft als betrouwbare partij, wordt niet elke keer meer vooraf gecontroleerd. Je merkt dat veel initiatiefnemers naar zo’n collectieve professional stappen voor hulp bij hun aanvraag.”

“We werken op basis van vertrouwen.”

Bouwen EPOS procedure — U wilt BOUWEN en VERBOUWEN? En uw plannen zijn NIET voorzien in de omgeving? Dan krijgt u te maken met de EPOS-PROCEDURE.

Wat hebben inwoners en ondernemers eraan?

“Je kunt het plat slaan en zeggen: inwoners betalen minder leges, en zijn sneller door de procedure heen. Maar wat nog veel belangrijker is: ze hebben de regie over het geheel. Neem je een collectieve professional in de arm, dan weet je als inwoner vijf weken later wat het college van je plan vindt. Verder bepaal je zélf hoe snel het proces gaat.”

“Inwoners hebben nu zélf de regie over het proces”

Wat is er sinds de nominatie gebeurd?

“We hebben eerst een paar jaar proefgedraaid. Op 1 januari 2019 zijn we echt begonnen. Sindsdien hebben we een aantal zaken aangepast. Daarbij is het de kunst om steeds te kijken: hoe houden we het werkbaar? Een voorbeeld: we controleren 1 op de 3 collectieve professionals achteraf. Heb je je werk niet goed gedaan, dan krijg je een gele kaart. Heb je de regels overtreden, dan krijg je een rode kaart. Gaandeweg hebben we geleerd dat dit systeem eigenlijk te veel tijd vergt, omdat we daar heel zorgvuldig mee moeten omgaan. Want zo’n rode kaart heeft enorme juridische implicaties.”

“We zijn nu trouwens bezig met een volledige evaluatie van EPOS. Dat pakken we heel breed op, met initiatiefnemers, omwonenden, de provincie, ketenpartners, het bestuur. Misschien zorgt de uitkomst daarvan nog wel voor nieuwe inzichten en aanpassingen in het proces.”

Wat waren daarbij de grootste uitdagingen?

“De grootste uitdaging ligt in de nieuwe rollen die je hebt. Als professional wil je voordat je begint aan een omvangrijk aanvraagproces al weten: hoe kansrijk ben ik? Ons antwoord is dan: als je je plannen goed uitwerkt, dan heb je een kans van slagen. Maar voor veel professionals is die onzekerheid natuurlijk lastig.”

“En voor ons is het wennen dat we geen adviseurs meer zijn. Wij hebben moeten leren om dingen los te laten. We zijn als gemeente erg geneigd om naar beleid te kijken: pas het, of past het niet? Terwijl, we zitten er om vanuit vertrouwen met de burger mee te werken. Niet alleen om het rode potlood te hanteren. Dat gaat steeds beter.”

“We moeten als gemeente leren om dingen los te laten. Dat gaat steeds beter.”

“Zo’n nieuwe manier van werken én denken moet je goed borgen in je systeem, om het te laten slagen. Daarom zijn we vanaf het begin met iedereen in de organisatie, ook het gemeentebestuur en de Raad, het gesprek aangegaan. We hebben van tevoren gezegd: wij willen de ruimte bieden om van beleid af te wijken. Je moet zorgen dat je iedereen van meet af aan meeneemt in het verhaal, en het hele proces dat daarbij hoort.”

Klantreis EPOS — Logo EPOS: Efficiënte Procesinrichting Omgevingsrecht Staphorst Spoorschema voor een EPOS procedure Halte 1: Kennismaking Halte 2: Initiatief Halte 3: Omgeving Halte 4: Omgevingsplein Halte 5: 3 sporen

“Zo’n nieuwe manier van werken én denken moet je goed borgen in je systeem, om het te laten slagen.”

Wat wordt de volgende stap?

“Wij gaan het controleproces rondom de professionals – de CPOS – anders inrichten. En we kijken ook naar de Omgevingswet: moeten er nog zaken anders, moeten we een aantal processen aanpassen? Verder zijn we aan het onderzoeken hoe we onze plannen kunnen voortzetten. Want ik denk zeker niet dat dit bij een experiment van drie jaar blijft!”

  Drie tips van de gemeente Staphorst:
Kijk goed naar de organisatie én de gemeenschap waarbij je betrokken bent. En kies het systeem dat daarbij past. “In Staphorst gaat het werken met CPOS bijvoorbeeld heel goed, omdat we met een klein groepje zijn. Maar in een grotere gemeente als Amsterdam zou dat niet werken, dan is de groep te groot.”
Ga aan de slag! “Als je niets doet, loop je compleet achter de feiten aan. En zelfs al zou de Omgevingswet er niet komen, ook dan moet je anders met je burgers gaan werken.”
Maak geld en tijd vrij. “Houd er rekening mee dat het invoeren van een proces als EPOS een hele inspanning vergt. Je moet een nieuwe cultuur introduceren, veel meer met de samenleving werken. Dat kost tijd, geld en energie.”