‘Ga oefenen! Pas als je de eerste stappen zet, weet je welke kant je op moet.'
Voor beiden is het de grootste uitdaging die ze ooit in hun werk hebben gehad. En beiden zetten zich er al jaren vol voor in: het invoeren van de Omgevingswet in Rotterdam, en uiteindelijk de rest van Nederland. Sander van Beurden vanuit zijn functie als programmamanager implementatie en Lotte Hoek als communicatieadviseur.
De gemeente Rotterdam heeft meegedaan met verschillende werkplaatsen
Kunnen jullie daar wat over vertellen?
Van Beurden: “Het werd ons al snel duidelijk dat, als we 1 juli klaar willen zijn, we moeten oefenen, oefenen, oefenen. Iedereen kent het wel met Google Maps: dat je pas ziet welke kant je op moet als je gaat lopen en het blauwe stipje ziet bewegen. Met de Omgevingswet werkt het precies zo. Daarom zijn we in maart begonnen met de eerste werkplaatsen om het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) in combinatie met onze software te testen. Dit houdt in dat we met een groep mensen, collega’s, coaches van de VNG maar ook leveranciers, 3 weken lang intensief samenwerken. We zijn enthousiast, de coaches zijn slim en enthousiasmerend. Ze helpen ons goed om te gaan met alle vragen die het testen oproept.”
“De coaches van de VNG zijn slim en enthousiasmerend.”
Hoek: “Zo’n werkplaats is ideaal om uit te proberen wat wel en niet werkt, en om te onderzoeken hoe je je eigen processen kunt inrichten. De lijnen zijn erg kort, je hebt elke ochtend een half uur standup waarin je bespreekt wat je tegenkomt en hoe je dat kunt oplossen. Dat werkt heel goed. Hierdoor krijg je gaandeweg steeds meer vertrouwen dat je weet wat je moet doen en wat er nog moet gebeuren om het goed werkend te krijgen.”
Van Beurden: “We ontdekken ook hoe handig het is om dit samen met je softwareleveranciers op te pakken. Onze leveranciers werken heel goed mee, geven ons veel inhoudelijke tips.”
En, welke inzichten hebben jullie opgedaan?
Van Beurden: “We zijn erg positief over het VTH-proces (vergunningverlening, toezicht en handhaving), de vergunningaanvragen gaan er goed doorheen. De VNG biedt een netwerkkaart aan, een handige tool om allerlei processen door te lopen. Die hebben we omgebouwd naar een Rotterdamse handleiding. Dit soort dingen helpt enorm. Wel is het DSO niet helemaal stabiel, daar zit wel echt een zorg. Als er straks 352 gemeenten meedoen, moet dat wel in orde zijn. Maar bij Aan de slag met de Omgevingswet is een projectorganisatie daar hard mee bezig.”
“Ook de plansoftware werkt nog niet helemaal mee. Als we iets in het omgevingsplan willen wijzigen, gaat dit nog niet in alle lagen goed. Er blijft dan bijvoorbeeld nog verouderde informatie achter. Daar wordt op landelijk niveau aan gewerkt.”
Hoe zorgen jullie dat Rotterdam op 1 juli klaar is?
Hoek: “Oefenen is hiervoor cruciaal. De werkplaatsen spelen daarom de belangrijkste rol bij onze voorbereiding. In oktober starten we alweer met de vijfde. Daarnaast willen we in januari collega’s opleiden om met het DSO te werken, zodat we op grote schaal kunnen oefenen. Verder gaan we aan de slag met het inrichten van nieuwe processen en concretiseren wat er gaat veranderen in het dagelijks werk van onze collega’s. Want de Omgevingswet brengt niet alleen juridische en inhoudelijke veranderingen mee, maar ook een heel andere manier van werken.”
“We hebben een projectleider DSO die niet alleen de inhoud kent, maar ook oog heeft voor de hele keten. Dat is echt goud.”
Van Beurden: “Het vraagt om een flinke organisatieverandering, daar zit naast het goed inrichten van het DSO de grootste uitdaging. Daar moeten we medewerkers goed bij begeleiden. We doen hier al veel voor, denk aan Omgevingsmarathons - meerdere dagen lang via allerlei workshops collega’s meenemen in de Omgevingswet - en sessies op maat. Toch is mijn ervaring: je kunt het 10 keer uitleggen, en dat moeten we ook zeker doen, maar je krijgt pas een goed beeld als je echt met de Omgevingswet aan de slag gaat. Dus dat is ook onze taak: er voor collega’s zijn op het moment dat ze er echt mee gaan werken.”
Hoek: “We hebben in Rotterdam de mazzel dat we een heel stevige projectleider DSO hebben: Robert van der Meijden. Hij kent de inhoud goed, maar heeft óók oog voor de hele keten. Hij begrijpt hoe je met partners als ministeries, de VNG en andere gemeenten samenwerkt en zoekt actief contact met ze op. Dat is echt goud, zonder hem waren we nu niet zover gekomen.”
Hoe krijgen jullie collega’s voor wie de Omgevingswet nog abstract en ver weg is, enthousiast?
Hoek: “Voor mij is dit de grootste uitdaging die ik in mijn werkende leven heb gehad, en ook zal hebben. Voor de Omgevingswet voldoen de traditionele communicatiemethoden niet. Je kunt een wet niet invoeren met een factsheet, of een flyer. Dit betekent veel experimenteren, struikelen en weer opstaan. Ik heb het geluk dat ik van mijn leidinggevende veel ruimte krijg om nieuwe dingen uit te proberen.”
“De traditionele communicatie voldoet niet bij de Omgevingswet.”
Van Beurden: “Wat Lotte zegt geldt ook voor mij, en ik heb lastige klussen gehad! Ik zeg wel eens dat we in Rotterdam niet alleen extern moeten participeren, maar ook intern. Daar moeten we echt de tijd voor nemen. Dat zit ’m er grotendeels in dat de Omgevingswet niet eenvoudig is. Mensen vragen me wel eens: kun je het niet in 1 of 2 zinnen voor me samenvatten? Maar dat gaat simpelweg niet. Ik heb eigenlijk wel een kwartier tot half uur nodig om alleen al de basis uit te leggen.”
Gluren bij de buren
Persoonlijke verhalen zijn een grote inspiratiebron. Hoe doen anderen het? Waar lopen ze tegenaan? Waarom gaat het goed? En waarom gaat het soms ook minder goed? Wat leer je daarvan? Lees meer praktijkverhalen en kijk ook eens bij de blogs en interviews op onze website Aan de slag met de Omgevingswet.
Wat werkt wél? Hebben jullie tips voor andere gemeenten?
Hoek: “Ik heb geleerd dat je het voor mensen heel concreet moet maken, met duidelijke casussen. De eerste vraag die ze vaak hebben is: wat betekent het voor mij? Wat ga ik merken in mijn werk? Speel hierop in. Vraag mensen ook wat ze nodig hebben, dat lijkt misschien vanzelfsprekend, maar dit wordt zo vaak vergeten. En wees je bewust van de taal die je gebruikt. We hebben de neiging om, als het gaat om de Omgevingswet, veel abstracte woorden te gebruiken als ‘borgen in de organisatie’ en ‘een werkend stelsel’, en we vergeten soms hoe dat op anderen overkomt.”
“Probeer daarnaast de twist te zoeken waardoor mensen nieuwsgierig worden. Wij spelen nu bijvoorbeeld met het idee van een FuckUp Night, een avond waarop we alles delen wat er is misgegaan met de Omgevingswet. Ik hoorde dat Den Haag laatst ook zo’n avond had georganiseerd. Zoiets prikkelt mensen en het relativeert, je laat zien dat je het zelf ook niet altijd weet.”
“Online bankieren is ooit ook een grote stap geweest voor banken - en nu zouden we niet meer zonder willen.”
Wat willen jullie andere gemeenten verder nog meegeven?
Hoek: “Neem af en toe de tijd om stil te staan. Er ligt zoveel druk op de Omgevingswet dat we de neiging hebben om steeds door te hollen. Maar het is ook goed om soms even te reflecteren op wat je aan het doen bent. Aan het eind van dit jaar organiseren we in Rotterdam bijvoorbeeld een groot feest om te vieren wat we tot nu toe bereikt hebben.”
Van Beurden: “Houd de moed erin, want als dit lukt hebben we echt iets gaafs! Ik vergelijk de invoer van de Omgevingswet vaak met de intrede van online bankieren. Hoe mooi is het dat je nu je bankzaken kunt regelen met je laptop en je telefoon? We zouden niet meer zonder willen, maar dit is ooit ook een grote stap geweest voor banken. Ik zie het DSO als iets vergelijkbaars: elke inwoner krijgt overal dezelfde interface te zien, en alle regelgeving en vergunningaanvragen zijn straks gekoppeld in 1 online desk. Dit zijn de mooie dingen, die goed zijn om af en toe te benoemen.”
Sander in gesprek op de Inspiratiedag
In het sfeerverslag kunt u meer lezen over wat Sander heeft gezegd tijdens de Inspiratiedag Implementatie Omgevingswet van 9 september 2021?
Makkelijker om terug te kijken? Dit kan via de korte YouTube-video met Sander tijdens de Inspiratiedag 9 september 2021.
De DSO-keten: in 11 stappen door het Digitaal Stelsel Omgevingswet
De gemeente Rotterdam en de VNG maakten gezamenlijk een informatieve video over de DSO-keten. Daarin komen vragen aan bod als:
- Wat is de relatie tussen een werkzaamheid en een activiteit?
- Hoe koppel je toepasbare regels aan een juridische activiteit?
- Hoe stel je een andere behandeldienst in?
De video neemt u mee door de DSO-keten bij de gemeente Rotterdam aan de hand van schermopnames. U kijkt mee op het scherm van de planjurist, de toepasbare-regelspecialist en de vergunningverlener.
