Zeeuwse doorzetters lopen voorop

Waarom is dit zo’n belangrijke stap geweest?

Dick: “Omdat we als laatste van de 12 provincies een ontwerp ter inzage zouden leggen. Formeel hebben we dat nog in pdf gedaan en aanvullend ook in het DSO. Dat laatste hebben we vooral gedaan om te laten zien hoe het er in de toekomst uit komt te zien. Zo wordt zichtbaar wat er al wel en niet werkt.”

Hoe wordt dit succes politiek-bestuurlijk ervaren?

Dick: “Laten we eerlijk zijn: heel goed natuurlijk. Na een periode met veel tegenslag geeft dit weer het vertrouwen dat het goed gaat komen.”

Wat is jullie volgende stap?

Annebeth: “Onze volgende stap is om op een interactieve manier toe te werken naar een definitief document. Het interactief vaststellen van een verordening is iets nieuws.”

Dick: “Onze ambities zijn tweeledig. Ten eerste willen we de dienstverlening goed inrichten in het DSO. Ten tweede willen we de bestuurlijke stappen via datzelfde systeem doorlopen. Dat vraagt een gewenningsperiode van volksvertegenwoordigers en bestuurders.”

Hoe hebben jullie het proces ervaren?

Annebeth: “Er was nog veel handwerk nodig achter de schermen. Het werkt nog niet optimaal. Maar door onze ervaringen te delen, kunnen er verbeteringen doorgevoerd worden voor de toekomst.”

Dick: “Ik heb van een afstand gezien hoe onze mensen en mensen bij andere provincies worstelen met het hele proces. Het kost veel tijd en energie. Ik heb de bestuurders steeds gevraagd nog even geduld en vertrouwen te hebben. Er zitten allerlei financiële haken en ogen aan. Maar de stappen die we nu gezet hebben, geven hoop. Ik zie licht aan het einde van de tunnel.”

Wat is er nodig om verder te gaan?

Dick: (in één woord) “Doorzettingsvermogen.”

Annebeth: “Daadkracht, lef en vertrouwen dat we het gaan redden.”

Maar even terug naar de ontwerp-omgevingsverordening. Hoe begin je aan zo’n klus?

Annebeth: “Je begint met een team van juristen. Je kijkt naar de opbouw van het document, naar definities, de digitale impact, de nieuwe standaarden, naar annoteren. Er zijn allemaal nieuwe begrippen waar je mee te maken krijgt. Je betrekt er steeds meer mensen bij, zoals beleidsmedewerkers, geo-specialisten en informatiearchitecten. Je begint met kleine stapjes en breidt langzaam uit.”

Hoe hebben jullie samengewerkt?

Annebeth: “We werkten met collega’s uit verschillende teams. Dan moet je elkaar opzoeken en zaken bespreken als: hoe ziet het eruit in het DSO? En: wat betekent dat voor jouw artikelen? We werkten met grotere teams die zich opsplitsten in kleinere teams. Soms werkte zo’n klein team heel gericht aan een bepaald beleidsveld, bijvoorbeeld natuur. Dan betrek je de mensen die daarin gespecialiseerd zijn. Het samenwerken deden we vooral online. Ook in interprovinciaal verband werkten we samen. We zijn een proeftuin gestart met alle provincies om ervaringen uit te wisselen en met elkaar naar oplossingen te zoeken."

"We zijn de eerste provincie die een ontwerp in het DSO heeft gezet. Misschien nog niet zoals het moet, maar zoals het kan. We hebben de ontwerp-omgevingsverordening formeel in pdf en aanvullend in de productieomgeving van het DSO ter inzage gelegd. Het staat nu in het daadwerkelijke loket, dat was nog niet eerder gedaan. En het werkt nog niet volledig, maar er is al wel zichtbaar hoe het eruit zal zien in de toekomst.”

Tegen welke leerpunten zijn jullie aangelopen?

Annebeth: “De digitale impact. Ik heb gemerkt dat het lastig is om juristen mee te nemen in de digitale aspecten. Denk aan: annoteren, het interactief maken van het document, geo. De juristen zijn van de inhoud. Maar nu leren ze dat wat zij maken digitale impact heeft. Dat het er heel anders uit komt te zien dan ze gewend zijn. Het vraagt veel tijd en energie om die omslag te maken. Het is een andere manier van denken en werken. Daarom willen we nu grootschalig gaan oefenen. Dat zal nog meer bijdragen aan de bewustwording. Het visueel maken is belangrijk.”

Welke tips hebben jullie voor anderen?

Annebeth: “Begin vooral klein en bouw het dan uit. Met zo’n ontwerp begin je eigenlijk al klein. Klein beginnen met de opbouw, met de inhoud. En dan stapsgewijs iedereen meenemen en laten zien wat het betekent. Maak het niet in één klap complex. En je moet ook afspraken maken over de samenwerking. Dit hebben we ook zo ervaren in de werkplaatsen die we met de regio hebben gedaan. De werkplaatsen geven een zetje om dat gesprek aan te gaan met elkaar.”

Kun je meer vertellen over de werkplaatsen? Hoe is dat begonnen?

Annebeth: “We werken in Zeeland samen met andere overheden in het Samenwerkingsplatform Omgevingswet Zeeland (SPOZ). Onderdeel daarvan is een aantal werkgroepen. Daarin praten we met elkaar over bijvoorbeeld het DSO, VTH, de omgevingsvisie, het omgevingsplan en opleidingen. De werkplaatsen zijn eigenlijk een rode draad door al die werkgroepen. We kijken daarbij van idee tot afhandeling. Werkt het in het proces? En hoe werkt het technisch? We testen dan ook gelijk de software.”

Wat vind je positief aan de werkplaatsen?

Annebeth: “Het is goed om te zien dat er veel bevoegde gezagen zijn aangesloten. Online hebben we heel snel kunnen schakelen. We hebben gekozen voor een splitsing tussen 2 werkplaatsen: toepasbare regels enerzijds en ketenafspraken, proces en behandeling van de vergunning anderzijds. Uiteindelijk komen die 2 weer samen. En we hebben een diverse groep mensen bij elkaar. Het kennisniveau verschilde ook erg in het begin. Maar door de werkplaatsen is het kennisniveau in de regio meer op gelijke hoogte gekomen.”

Tegen welke uitdagingen zijn jullie aangelopen?

Annebeth: “Het verschil in tempo van organisaties. Sommige zijn al heel ver en andere lopen nog achter. De organisaties die achterlopen, kijken vaak van wie ze wat kunnen leren. Soms is dat de provincie, want die heeft geen overgangsrecht en loopt voorop.”

Hoe gaan jullie de samenwerking doorzetten?

Annebeth: “Het samenwerkingsplatform is er om samenwerking te bevorderen, kennis uit te wisselen en elkaar te helpen. Gemeenten willen graag met het omgevingsplan aan de slag. In de werkplaatsen gaan we verder uitdiepen welke stappen ze te nemen hebben en we blijven oefenen. We zijn klein begonnen met aanvragen voor een bouwkeet, een duiker en een uitrit op de provinciale weg. In het vervolg willen we kijken naar complexere vergunningsaanvragen, bijvoorbeeld voor het bouwen van een woonzorgcomplex. Bij complexere aanvragen bekijken we ook de Samenwerkfunctionaliteit.”

Welke tips hebben jullie voor overheden die ook met werkplaatsen willen beginnen?

Annebeth: “Ook voor de werkplaatsen geldt: klein beginnen en dan uitbouwen. Laat zien wat het doet in de oefenomgeving van het DSO. Neem iedereen stapsgewijs mee, zodat de bewustwording en beeldvorming bij iedereen kunnen landen.”

Meer informatie

• Ontwerp Omgevingsverordening provincie Zeeland als eerste digitaal gepubliceerd (IPO)
• Annebeth live in actie zien tijdens de 5e online Inspiratiedag Implementatie? Dat kan door het sfeerverslag te lezen en de plenaire sessie terug te kijken.