Deze werkwijze helpt als de wet is ingevoerd

Hoe ziet scrummen met de Omgevingswet eruit?

Harlaar: 'Scrum is een methode die oorspronkelijk uit de ICT-wereld komt. De traditionele manier van software bouwen is: je werkt met je collega’s op een eigen eilandje en aan het eind betrek je iedereen erbij. Met Scrum keer je het om: iedereen bouwt en denkt mee in multidisciplinaire teams. Uitgewerkte onderdelen neem je zo snel mogelijk in gebruik, ook als ze nog niet helemaal klaar zijn. Zo zie je snel wat er mogelijk is en wat de volgende stap moet zijn.'

Cuppen: 'Bij de gemeente Hoorn hebben we vier teams ingericht. Het eerste, ‘van buiten naar binnen’, kijkt naar de Omgevingswet vanuit het perspectief van inwoners en organisaties. Het tweede team buigt zich over overstijgende thema’s als participatie, adviesrecht, de Welzijnscommissie en het intakeproces. Het derde team houdt zich bezig met de vergunningsverlening, en het vierde met de omgevingsplannen en zaken rond de ruimtelijke ordening.'

'Deze teams bepalen zelf elke maand wat ze de komende weken - de komende ‘sprint’ - gaan doen. In een tweewekelijkse stand-up bespreken ze de voortgang in maximaal 15 minuten. En elke maand hebben we een demo, waarbij alle teams aan elkaar laten zien wat ze hebben gedaan en feedback aan elkaar geven. Naast deze 4 teams is er nog een overkoepelend themateam, dat belangrijke thema’s en de koers bespreekt. Denk aan een vraag als: hoe zorgen we dat medewerkers bekend zijn met de omgevingsvisie? Het themateam denkt na over een aanpak en geeft deze vervolgens door aan de teams. Ook hebben we een scrummaster, die zorgt voor een goede samenhang tussen de teams.'

Wat is precies jullie rol hierin?

Cuppen: 'Ik ben verantwoordelijk voor de implementatie van de Omgevingswet, en coördineer het themateam.'

Harlaar: 'Als informatiemanager kijk ik mee vanuit het perspectief van digitalisering. Daarnaast ben ik de productowner van het team ‘van buiten naar binnen’. De teams zijn heel zelforganiserend, dus ik help vooral bij het prioriteren van het werk.'

Hoe kwamen jullie erbij om het op deze manier te doen?

Cuppen: 'Ik had me in het verleden al verdiept in Scrum, en vond het een mooie methode. Ik zag nog niet zo goed hoe ik het kon toepassen op ruimtelijke processen, maar wilde dit wel heel graag.'

Harlaar: 'Ook ik was geïnteresseerd in Scrum en al bezig met een eerste experiment hiermee. Toen we elkaar ontmoetten en het samen hadden over de vraag: hoe gaan we de Omgevingswet aanpakken, ontdekten we dat we beiden even enthousiast waren over deze methode.'

Cuppen: 'Richard kende een goede scrummaster. Dus toen hebben we het met z’n drieën opgepakt en vervolgens de organisatie ervan op poten gezet.'

Waarom werkt dit goed?

Cuppen: 'De Omgevingswet is een grote, complexe opgave. Scrum helpt je om het op te delen in behapbare brokjes werk, zonder het einddoel uit het oog te verliezen. Doordat je elke maand opnieuw je doel bepaalt en met zogenaamde ‘demo’s’ werkt, zie je snel wat werkt en wat niet, en kun je op tijd bijsturen. Als iets niet blijkt te werken is dat niet zo erg, want je hebt het dan maar over een maand werk.'

'Ook betrek je met Scrum vanaf het begin de verschillende disciplines. Zo zijn informatiemanagement en dienstverlening bij ons vanaf dag één aangehaakt. Zo voorkom je dat je veel tijd steekt in iets wat achteraf niet te realiseren blijkt, of wat niet werkt voor de gebruiker.'

Harlaar: 'Doordat iedereen meedoet, voelt ook iedereen zich betrokken en gemotiveerd. We zijn nu twee jaar bezig en het is echt verbluffend hoeveel energie er iedere keer weer is. Ook fijn aan Scrum: je hebt een plek waar je alle ideeën kwijt kunt. Deze verzamel je op de backlog, en elke maand kijk je weer met het team welke je oppakt.'

Cuppen: 'We gaan aan deze werkwijze ook veel hebben als de wet straks is ingevoerd. Dan wordt de termijn voor het beoordelen van vergunningen verkort van 26 naar 8 weken. Om dat als gemeente te kunnen halen moet je goed kunnen samenwerken met verschillende disciplines en met elkaar denken in oplossingen. Hier doen we nu al veel ervaring mee op.'

Wat is ervoor nodig om het te laten slagen?

Harlaar: 'Een goede scrumcoach, met een sterke en enthousiaste persoonlijkheid.'

Cuppen: 'In het begin hadden wij iemand die ons steeds bij de les hield. We noemden hem ook wel de man met de zweep. Mensen waren natuurlijk gewend op een bepaalde manier te werken en dan is het best lastig om dit ineens te veranderen. Ook was er bij sommige collega’s wat weerstand: zij vonden het bijvoorbeeld een heel gedoe om ineens met Trello te gaan werken. Terwijl: als je er eenmaal aan gewend bent valt dat gedoe erg mee. Die coach spoorde ons steeds weer aan om de stand-ups bij te wonen. Dat is belangrijk, want zo houd je de vaart erin en blijf je met elkaar in contact.'

Harlaar: 'Scrum eist dat je transparant bent over waar je mee bezig bent. In de stand-ups deel je wekelijks met je teamleden waar je mee bezig bent en waar je tegenaan loopt. Dit vonden sommigen van ons best lastig in het begin. Zij hadden iets van: ik deel het wel als het goed genoeg is. Zij hebben moeten ervaren dat deze openheid niet bedreigend hoeft te zijn, maar juist een pluspunt is. Zo krijg je eerder hulp als je vastloopt.'

Waar staan jullie nu?

Cuppen: 'We kunnen de vergunningverlening nu bijna helemaal doen zoals het wordt geadviseerd, inclusief het intakeproces. Voor de zomer gaan we met echte casussen aan de slag met de omgevingstafel. Recent hebben we persona’s ontwikkeld, waarmee we de Omgevingswet bekijken vanuit het perspectief van de gebruiker. Een uitdaging is nog de techniek: vooral het dSO werkt nog niet helemaal goed. Maar daarvoor staat de rijksoverheid aan de lat.'

'Het zou mooi zijn als, zoals wij met Scrum in kleine stapjes werken, het DSO ook meer in stapjes kon worden opgepakt. Dat je bijvoorbeeld wel al de vergunningaanvraag via DSO doet, en voor het omgevingsplan nog even ruimtelijkeplannen.nl kunt gebruiken. Dan kun je tenminste aan de slag met de onderdelen die werken en vanaf daar verdere stappen zetten, zonder eeuwig in die testfase te blijven.'

Vertel eens meer over die persona’s?

Cuppen: 'We hebben drie verschillende persona’s ontwikkeld: Jochem, een plantoetser die digitaal vaardig is en veel kennis heeft van ruimtelijke wetgeving, de broer van Jochem, die die kennis niet heeft maar wel digitaal vaardig is, en de moeder van Jochem, die geen kennis heeft van ruimtelijke wetgeving en niet digitaal vaardig is. Bij alles wat we ontwikkelen vragen we ons af: zouden zij hiermee kunnen werken? Dit helpt ons om het klein te houden en te zorgen dat we alleen bruikbare producten ontwikkelen.'

Harlaar: 'Daarnaast laten we onze producten regelmatig testen. Bijvoorbeeld door collega’s die zelf niet met deze materie werken, maar ook door vrienden en kennissen. Vaak haal je dan heel waardevolle informatie op. Een voorbeeld: bij toepasbare regels werk je met vragenbomen. Deze vragen moeten goed geformuleerd zijn, zodat je er alleen ‘ja’ of ‘nee’ op kan antwoorden. Soms weten wij zeker dat ze duidelijk zijn en blijkt uit de test toch dat we ergens niet aan hebben gedacht.'

Hoe gaan jullie verder, nu de wet is uitgesteld?

Cuppen: 'Het uitstel verandert voor ons niet veel, we gaan gestaag door. Ook na de invoering zullen we dingen moeten blijven verbeteren. De uitdaging is nu vooral: zorgen dat de aandacht niet verslapt. Daarom gaan we binnenkort met alle teams afspreken en samen onze doelen voor de komende tijd vaststellen.'

Harlaar: 'Precies, we blijven stappen maken. Alles wat we nu al kunnen doen, gaan we doen.'