Foto Marvin Meyer (Unsplash)

De doorloop­tijden­configurator ondersteunt overheden bij het afstemmen van de doorlooptijden van het nieuwe vergunningproces. Hoe werkt deze tool precies, en hoe kunnen overheden deze inzetten? Alexander Hermanns van het Veranderteam Rijk en verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de tool, licht toe en vertelt wat het Veranderteam Rijk doet.

Bij het maken van afspraken over vergunningverlening zie je makkelijk een stap over het hoofd.

Alexander Hermans
Alexander Hermanns van het Veranderteam Rijk

Ondersteuning bij afstemmen doorlooptijden

Met de Omgevingswet wordt de behandeltermijn van vergunningsaanvragen in veel gevallen flink verkort: van 26 naar 8 of 12 weken. Hierdoor weten initiatiefnemers sneller waar ze aan toe zijn. Maar het betekent ook dat overheden vaak minder tijd hebben om een aanvraag te behandelen. Goede samenwerkingsafspraken maken wordt daardoor nog belangrijker. Om overheden hierbij te ondersteunen heeft het Veranderteam Rijk de doorloop­tijden­configurator ontwikkeld. Hoe werkt deze tool precies, en hoe kunnen overheden deze inzetten?

Wat doet het Veranderteam Rijk precies?

Alexander Hermanns: ‘We ondersteunen rijkspartijen bij het invoeren van de Omgevingswet. Denk aan Rijkswaterstaat, Defensie, de ministeries van Economische Zaken en van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, maar ook alle klanten van deze Rijkspartijen.’

‘We richten ons vooral op de afdelingen Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) van rijkspartijen. We zorgen dat de medewerkers op deze afdelingen weten wanneer ze elkaar nodig hebben in het vergunningsproces, van aanvraag tot afhandeling van de vergunningen, en dat ze elkaar weten te vinden. Hiervoor organiseren we werkplaatsen en verschillende middelen, zoals handleidingen en cheat sheets.’

Wat er verandert met de vergunningaanvraag onder de Omgevingswet? En wat betekent dit voor overheden?

‘De beoordelingstermijn van vergunningen wordt in veel gevallen verkort: van 26 weken naar 8 weken voor gewone vergunningen, en naar 12 weken voor een advies met instemming. Alleen de termijn voor een uitgebreide procedure blijft 26 weken. Overheden moeten dus veel sneller schakelen. Binnen hun eigen organisatie, maar óók met andere partijen.’

‘We werkten eerst met een vel papier van 1 bij 2 meter, waarop we de tijdslijn tekenden.’

‘Die kortere procedure is op zich nog niet zo spannend. Maar er verandert meer met de Omgevingswet: moet een initiatiefnemer nu soms nog bij verschillende partijen langs om alle vergunningen te regelen, straks kan hij alle vergunningen in één keer aanvragen via het Omgevingsloket. Het bevoegd gezag waarbij de aanvraag binnenkomt, moet dan advies inwinnen bij de andere betrokken partijen. Dit kunnen andere bevoegd gezagen zijn, zoals bij meervoudige vergunningen, maar ook behandeldiensten, zoals omgevingsdiensten, veiligheidsregio’s of GGD'en. En bij buitenplanse vergunningsaanvragen mag een gemeenteraad of een gemeentelijke adviescommissie advies geven. Daarnaast maken veel adviseurs weer gebruik van andere adviseurs. Al deze interacties moeten dus óók plaatsvinden binnen de wettelijke termijn.’

‘Kortom: het is belangrijk dat overheden goed op elkaar zijn ingespeeld en weten wat ze aan elkaar hebben. Hiervoor zijn goede samenwerkingsafspraken nodig. De doorloop­tijden­configurator kan hierbij helpen.’

Hoe is de doorlooptijdenconfigurator ontstaan?

‘Vóór corona organiseerden we vanuit het Rijk regelmatig werkplaatsen voor de VTH-afdelingen van rijkspartijen. Hierin doorliepen zij samen het vergunningenproces, om zo tot afspraken te komen. Tijdens dit soort overleggen vlogen de dagen en weken vaak ‘over de toonbank’. Het is dan makkelijk om een stap in het proces over het hoofd te zien. Dit losten we op door een groot vel papier van 1 bij 2 meter op tafel te leggen en hierop de tijdslijn van 8 weken te schetsen, en deelnemers kaartjes te geven die corresponderen met de verschillende stappen. Zij schoven deze kaartjes dan samen over de tijdslijn, om zo tot een tijdspad te komen dat voor iedereen haalbaar was.’

‘Ook voor de energietransitie en de woningbouwopgave zijn korte doorlooptijden belangrijk.’

‘Toen de coronamaatregelen kwamen hebben we dit principe vertaald naar een digitale tool. De doorlooptijdenconfigurator is een Excelbestand met tabellen met de belangrijke interactiemomenten, waarin je zelf, of met anderen, een tijdspad kunt uitwerken. Het geeft houvast en overzicht; je zou het kunnen zien als een soort draaiboek voor het vergunningsproces.’

‘De interactiemomenten zijn gebaseerd op de interbestuurlijk vastgestelde ketenprocessen. Deze processen zien er voor alle overheden min of meer hetzelfde uit. Dit maakt de tool meteen herkenbaar en ook zeker geschikt voor andere bevoegde gezagen, zoals gemeenten, waterschappen of provincies. Tot nu toe krijgen we veel positieve reacties: mensen vinden de doorloop­tijden­configurator heel handig, helder en makkelijk in gebruik. Dus ik roep overheden dan ook graag op: ga ermee aan de slag!’

Doorlooptijden configurator

Deze tabel is een visueel draaiboek. Dit laat verticaal de drie betrokken partijen zien (indiener, bevoegd gezag, en adviseur) en horizontaal een tijdslijn. De verschillende acties worden als stippen weergegeven bij de partij die hiervoor verantwoordelijk is. Als je de eerste tabel in de doorlooptijdenconfigurator invult wordt het visuele draaiboek eronder automatisch aangepast. Zo krijg je een handig visueel overzicht van het proces.

Hoe werkt de tool precies?

‘Het Excelbestand heeft twee tabellen: één voor het proces bij een vergunning met of zonder instemming, en één voor de uitgebreide procedure. In de tabellen zijn de verschillende interactiemomenten - zoals ‘beoordelen aanvullingen’ - in horizontale rijen weergegeven. Per actie vul je de geschatte doorlooptijd in dagen in. Is een actie niet van toepassing? Dan vul je ‘0’ in. De tool telt de dagen bij elkaar op en vertaalt deze naar weken. Blijf je binnen de maximale termijn, dan is de wekenindicator groen. Overschrijd je de termijn, dan kleurt de uitkomst rood.’

‘Onder aan de tabellen vind je een visueel draaiboek. Dit laat verticaal de drie betrokken partijen zien (indiener, bevoegd gezag, en adviseur) en horizontaal een tijdslijn. De verschillende acties worden als stippen weergegeven bij de partij die hiervoor verantwoordelijk is. Als je een tabel invult wordt het visuele draaiboek eronder automatisch aangepast. Zo heb je een handig visueel overzicht van het proces.’

Waarom is het zo belangrijk dat die termijnen worden gehaald?

‘Allereerst voor een goede dienstverlening aan inwoners en ondernemers. Zij weten zo sneller waar ze aan toe zijn. En het kan ze veel frustratie, tijd en geld schelen. Het is dan ook een van de hoofddoelstellingen van de Omgevingswet. Als je bijvoorbeeld een aannemer inhuurt, plan je die van te voren in. Krijg je de vergunning niet op tijd en loopt je planning daardoor uit, dan kan het zijn dat die aannemer in de maanden daarna al vol zit. Ook bouwmachines moet je vaak van tevoren reserveren. Als je ze inhuurt en ze staan stil, kost dat veel geld. Wat ook meespeelt is dat de prijzen van materialen elke maand stijgen. Mensen willen daarom zo snel mogelijk aan de slag.’

‘Dit alles geldt ook op breder niveau voor opgaven als de energietransitie, of de woningbouwopgave. Ook hiervoor is het belangrijk dat doorlooptijden zo kort mogelijk zijn en dat planningen worden gehaald. Tot slot hebben bevoegd gezagen er zelf ook belang bij om de termijnen te halen. Ze hebben per aanvraag, als er geldige redenen zijn, de mogelijkheid om de vergunningtermijn eenmalig te verlengen met 6 weken. Halen ze dat niet, dan lopen ze het risico dat de initiatiefnemer ontevreden is en naar de pers of de rechter stapt. Met alle gevolgen van dien.’

Hoe kunnen overheden de doorlooptijdenconfigurator inzetten?

‘Ik raad ze aan hem met ketenpartners in te vullen, aan de hand van een concrete casus. Ze zien dan snel wat ze van elkaar nodig hebben, of ze er uitkomen of niet en waar ruimte zit om tijd te besparen. Vervolgens kunnen ze dan bespreken wat ze van elkaar nodig hebben om te versnellen. Bijvoorbeeld: welke gegevens kunnen tijdens het omgevingsoverleg al worden verzameld? Misschien vindt de andere partij het handig als je even belt om een casus toe te lichten, nadat je deze hebt doorgestuurd. Of kun je documenten op een manier aanleveren die voor de ander prettig is, of afspreken hetzelfde template te gebruiken.’

‘Je kunt de adviserende partij dan vast laten weten: op die datum ontvang je een adviesaanvraag van ons.’

‘Daarnaast kunnen ze de tool ook tussentijds gebruiken. Als je de ontvangstdatum van een aanvraag invult, zie je direct op welke data elke actie moet zijn afgerond. Je kunt dan bijvoorbeeld de partij aan wie je advies moet vragen vast laten weten: uiterlijk op die en die datum ontvang je een adviesaanvraag van ons. De adviserende partij kan het op haar beurt dan weer op tijd aangeven als dit voor hem een heel drukke periode is, en hij het verzoek daarom liever eerder ontvangt.’

‘Ons uiteindelijke doel is dat deze tool in de toekomst niet meer nodig zal zijn; dat ketenpartner standaard­doorloop­tijden hebben afgesproken en dat softwareleveranciers deze hebben geïntegreerd in de zaaksystemen. Zodat je bijvoorbeeld automatisch de benodigde adviesverzoeken kunt uitzetten en informatie kunt delen, of direct een melding krijgt als de andere partij een termijn mogelijk niet gaat halen.’

‘Mensen zeggen wel eens: ach, bij de Wabo hebben we ook voor middernacht de knop omgezet. Maar de Omgevingswet is vele malen complexer.’

Het Rijk is ook bezig met een andere tool, de InitiatiefBoT

‘Als overheden willen oefenen met het ontvangen van vergunningaanvragen, informatieplichten, meldingen, enzovoort, moeten ze deze aanvragen eerst zelf versturen via het Omgevingsloket. Dat kost ze per aanvraag behoorlijk wat tijd. Daarom werken we samen met de VNG aan een bot die automatisch vergunningaanvragen kan genereren en versturen: de InitiatiefBoT. Deze is binnenkort te vinden op iplo.nl.’

‘De InitiatiefBoT werkt zo: als gebruiker vul je een adres in en selecteer je een casus. Ook stel je in of de initiatiefnemer zelf een aanvraag doet, of dit door een gemachtigde laat doen, of je selecteert een van de andere variaties, zoals dat een aanvraag gedurende het aanvraagproces wordt ingetrokken. We zullen deze zomer samen met de VNG zo’n 40 veelvoorkomende variaties beschikbaar stellen. Zo kun je met uiteenlopende situaties oefenen.’

Heb je nog tips voor overheden?

‘Aan de slag, aan de slag, aan de slag! Ik hoor wel eens mensen zeggen: ‘Ach, bij de overschakeling op de Wabo hebben we ook gewoon even voor middernacht een kopie gemaakt van de formulieren en processen van een andere organisatie en de knop omgezet.’ Maar de Omgevingswet is vele malen groter en complexer dan de Wabo. En dit soort dingen kost altijd meer tijd dan je voorziet en denkt. Maar tegelijk ook: minder dan je vreest.

‘Het Omgevingsloket is een grote stap vooruit in onze dienstverlening.’

‘Zorg allereerst dat je je goed oriënteert. Bezoek de sites van IPLO, de VNG, en Aan de slag. Bekijk de waardevolle video’s die hierop staan. Verdiep je op tijd in de nieuwe terminologie, onderzoek wat er voor jouw functie relevant is en oefen hier vanaf nu alvast mee. Leer het nieuwe Omgevingsloket kennen. Toets je aannames, bijvoorbeeld over hoe een dossier eruit komt te zien, en maak afspraken met samenwerkingspartners.’

‘En houd het einddoel goed voor ogen: dat we inwoners en ondernemers straks beter bedienen. Ik moet voor mijn werk regelmatig in oude wetgeving duiken om iets op te zoeken. Als ik dan weer zie hoe alle wetten verspreid zijn over verschillende plekken, realiseer ik me weer waar we vandaan komen. In het Omgevingsloket heb je straks als initiatiefnemer de relevante regels via één loket bij de hand. Dat is echt een grote stap vooruit in onze dienstverlening.’

Zie ook

Lees meer over de doorloop­tijden­configurator op de website van het programma Aan de slag met de Omgevingswet

Ga aan de slag met de doorloop­tijden­configurator (xlsx, 1.9 MB) in de Excel-sheet. Gebruik de configurator voor uw eigen proces met toepassing van uw eigen data. En lees de instructie. (pdf, 244 kB)

Onlangs gepubliceerde handreikingen voor het Rijk

Handreiking vergunningverlening en rijkspartijen gepubliceerd

Er is een handreiking beschikbaar over de rol van rijkspartijen bij vergunningverlening. De handreiking biedt ondersteuning aan medewerkers bij lokale overheden, waterschappen en omgevingsdiensten.

Handreiking kostenvergoeding voor besluit over instemming bij omgevingsvergunning

Er is een handreiking beschikbaar over de kostenvergoeding die bestuursorganen aan het bevoegd gezag in rekening (kunnen) brengen voor een besluit over instemming bij een meervoudige aanvraag om een omgevingsvergunning. De handreiking bevat hierover werkafspraken. Deze zijn niet bindend.