Foto Trent Erwin (Unsplash)

De Omgevingswet brengt nieuwe uitdagingen mee, waar het gaat om het beheren van informatie. De handreiking Duurzame toegankelijkheid (DUTO) in de informatieketens van de Omgevingswet biedt overheden richting. Deze handreiking is recent in een werkplaats toegepast. Hoe kunnen overheden de handreiking toepassen, en welke inzichten heeft de werkplaats opgeleverd? Joost van Koutrik, mede­samensteller van de handleiding, en Ewald te Koppele, initiatiefnemer van de werkplaats, vertellen hierover.

‘De Omgevingswet is een mooie aanleiding om de informatiehuishouding goed onder de loep te nemen.’

Ewald te Koppele
Ewald te Koppele
Joost van Koutrik
Joost van Koutrik

‘We kwamen erachter dat veel richtlijnen wel zijn ontwikkeld, maar niet worden beheerd of toegepast.’

Hoe zijn jullie betrokken bij de Omgevingswet en DUTO?

Van Koutrik: ‘Ik werk bij Het Utrechts Archief, als provinciearchivaris voor Utrecht en als coördinator toezicht. Ik houd toezicht op de informatiehuishouding bij de gemeente, gemeenschappelijke regelingen en de provincie. Ik ga bij de organisaties langs en vraag of ze weten hoe ze moeten omgaan met een nieuwe wetswijziging, zoals de Omgevingswet. Daarnaast ben ik lid van de Adviescommissie Archieven van de VNG.’

‘Als adviescommissie kwamen we erachter dat er wel richtlijnen en instrumenten zijn ontwikkeld voor informatiebeheer onder de Omgevingswet, maar dat deze niet werden doorontwikkeld, en dat mensen ook niet wisten hoe ze ze moeten toepassen. Dat vonden we een zorgpunt. Daarom ben ik, samen met adviseur informatiemanagement Ben de Jong, met verschillende partijen uit de regio Utrecht in gesprek gegaan. Welke afspraken moeten zij eigenlijk met elkaar maken? Weten ze dat? En welke vragen hebben ze? Zo is de handreiking ontstaan.’

Te Koppele: ‘Ik ben informatieadviseur bij Meerinzicht-gemeenten: de gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde. Vanuit die functie houd ik me bezig met de informatie die wordt gemaakt voor de Omgevingswet. Ik interesseer me daarbij onder andere voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie.’

‘Toen ik de handreiking las vroeg ik me af: wat betekent dit in de praktijk voor mijn werk voor de gemeenten? Wat moet ik regelen voor mijn 3 gemeenten, voor de planvormingsketen, vergunningsketen, en andere samenwerkingen? Dit wilde ik graag onderzoeken.’

Hoe gaan overheden nu om met informatie? Wat zijn de uitdagingen?

Van Koutrik: ‘Overheden moeten zorgen dat de informatie, die zij maken bij het uitvoeren van hun taken, goed beheren, zodat deze duurzaam toegankelijk is. Eigenlijk is duurzame toegankelijkheid common sense, het is gewoon je afvragen: welke taken en processen hebben we, welke informatie hebben we nodig om deze goed uit te voeren, en hoe zorgen we dat deze informatie up-to-date en leesbaar blijft? Of juist, in het kader van Archiefwet en de AVG: dat we deze op tijd vernietigen?’

Te Koppele: ‘Wat de uitdagingen betreft: informatie wordt vaak op veel verschillende plekken opgeslagen: in e-mails, in databases, of gekopieerd naar eigen systemen. Zo ontstaan er na verloop van tijd verschillende versies van dezelfde bestanden. Ik zie de Omgevingswet als een mooie aanleiding om de informatiehuishouding goed onder de loep te nemen. Hoe zat het ook alweer? Wat hebben we al goed geregeld? En welke interne processen of samenwerkingen kunnen we anders, beter inrichten?’ 

‘Met het Digitale Stelsel Omgevingswet hebben we 1 plek en 1 manier om adviesvragen te stellen of aanvragen te doen. Dat gaat veel tijdswinst opleveren.’

Wat verandert er met de Omgevingswet op het gebied van DUTO?

Te Koppele: ‘Nieuw is dat overheden gaan samenwerken via 1 samenwerksysteem. Als ik nu vanuit de gemeente een advies nodig heb van een omgevingsdienst, bepaal ik zelf hoe ik mijn adviesaanvraag indien: per e-mail, WeTransfer of allerlei andere creatieve manieren. Omgevingsdiensten bedienen veel gemeenten, dus moet je voorstellen hoeveel werk het is om al die aanvragen te beheren. Met het Digitale Stelsel Omgevingswet hebben we 1 plek en 1 manier om adviesvragen te stellen of aanvragen te doen. Dat gaat veel tijdswinst opleveren.’

‘Een andere positieve ontwikkeling is de omzetting van plannen naar toepasbare regels en beslisbomen, en bijbehorende algoritmes. Dit maakt het mogelijk dat een initiatiefnemer straks op een eenvoudige manier kan controleren of hij een vergunning nodig heeft, op elk moment van de dag. Deze nieuwe vorm van dienstverlening brengt ook een nieuwe uitdaging met zich mee. Want hoe bewaar je die algoritmes? Voor nu, maar ook voor de lange termijn?’

Van Koutrik: ‘Overheden moeten niet alleen die algoritmes zélf duurzaam bewaren, maar ook vastleggen hoe ze zijn gemaakt. Wetten die tot voor kort alleen begrijpelijk waren voor juristen, worden nu vertaald naar eenvoudige vragen als: ‘Is de nok die u wilt plaatsen hoger dan 8 meter?’ Hierbij worden veel beslissingen genomen door juristen en andere medewerkers, bijvoorbeeld over hoe een bepaalde term wordt geïnterpreteerd. Deze beslissingen én hoe deze zijn genomen moet je kunnen verantwoorden. Heeft een communicatiemedewerker nog advies gegeven, en zo ja, wat heeft hij of zij gezegd? Heeft een jurist de tekst getoetst? En zo ja, is er op basis hiervan nog een aanpassing gedaan?’

Waarom is het zo belangrijk om dit vast te leggen?

Van Koutrik: ‘De interpretatie van 1 enkele term of formulering in een plan kan in de praktijk veel gevolgen hebben. Het idee dat sommige mensen hebben, dat je als initiatiefnemer geen rechten kunt ontlenen aan de Vergunningencheck in het Omgevingsloket, is natuurlijk onzin. Mocht een initiatiefnemer ontevreden zijn en naar de rechter stappen, dan moet je als overheid kunnen aantonen hoe je tot je interpretaties van de plantekst bent gekomen. Het is belangrijk voor overheden om zich dit op tijd te realiseren.’

Hoe kunnen overheden de handreiking toepassen?

Van Koutrik: ‘Ze kunnen erin lezen welke afspraken ze moeten maken om te zorgen dat de informatie die ze maken onder de Omgevingswet duurzaam toegankelijk is. We hebben per overheidsorganisatie, van gemeente tot GGD, aangegeven waar ze aan moeten denken, en wat de risico’s zijn als ze geen goede afspraken maken. Bij de handreiking zit ook een handige checklist, waarmee overheden kunnen controleren of ze alle afspraken hebben gemaakt.’

‘Een voorbeeld van een risico voor waterschappen dat we hebben beschreven: als gemeenten een vergunning afgeven, bewaren zij het dossier. Ze zorgen dan dat andere overheden voor wie deze vergunning relevant is, bijvoorbeeld waterschappen, hier kennis van krijgen. Dit systeem werkt vaak goed, maar in sommige situaties niet. Zoals bij tijdelijke bouwwerken op of bij een dijk. Een bouwwerk dat op een dijk wordt geplaatst, kan, ook al staat het er maar kort, invloed hebben op die dijk. Een waterschap moet de dijken controleren en moet dus nog lange tijd kunnen terugvinden welke bouwwerken hier hebben gestaan. Terwijl de gemeente het vergunningdossier mogelijk al eerder moet vernietigen. Waterschappen en gemeenten moeten goede afspraken maken over hoe ze met deze gevallen omgaan.’

‘Een waterschap moet nog lange tijd kunnen terugvinden welke bouwwerken er op een dijk hebben gestaan. Terwijl de gemeente het dossier mogelijk al eerder moet vernietigen.’

De handreiking is getoetst in een werkplaats. Wat voor inzichten heeft dat opgeleverd?

Te Koppele: ‘Ik weet nu hoe ik de aanwijzingen uit de handreiking concreet moet uitvoeren. Een voorbeeld: als ik een beslisboom maak en deze in de landelijke voorziening van het Digitaal Stelsel Omgevingswet plaats, moet ik deze ook als zaaktype opslaan. Dit zaaktype bestaat uit het algoritme van de beslisboom en een verslag van de gemaakte overwegingen. Tijdens de werkplaats heb ik geleerd hoe ik een algoritme opsla, kan controleren of dit goed is gegaan en het vervolgens kan openen.’

‘De werkplaats heeft mij en alle andere deelnemende partijen duidelijk gemaakt hoe gefragmenteerd onze kennis over informatiehuishouding op dit moment is. Elke deelnemer heeft één puzzelstukje, en we hebben samen wel een beeld gekregen van de breedte van het onderwerp, maar het moet ook ergens samenkomen. Bij alle organisaties moet er iemand het overzicht hebben, en dat is nu nog niet het geval. Hier moeten we allemaal hard aan werken.’

Welke tips hebben jullie voor overheden?

Van Koutrik: ‘Stel jezelf als regievoerder van een vergunningsproces de vraag: heb ik het allemaal goed geregeld? Informatiespecialisten, recordmanagers en documentair informatieverzorgers van verschillende overheden kennen elkaar meestal en maken uit eigen beweging vaak wel afspraken over de informatiehuishouding. Maar denk niet: het komt wel goed. Verifieer of mensen afspraken maken, zorg dat ze dit doen en controleer om de zoveel tijd of het nog steeds goed gaat.’

Te Koppele: ‘Ik zou het breder willen trekken: dit geldt niet alleen voor regievoerders, maar ook voor projectmanagers en programmamanagers. In een gemiddeld programma- of projectplan voor de Omgevingswet staat een aantal doelen omschreven, zoals: we moeten een omgevingsvisie maken, een omgevingsplan, we moeten nadenken over participatie, et cetera. Een goede informatiehuishouding zou ook een van die doelen moeten zijn, zodat hier ook tijd en aandacht voor worden vrijgemaakt.’

Van Koutrik: ‘Helemaal mee eens. Informatiehuishouding wordt nog te vaak gezien als een verantwoordelijkheid van de uitvoering. En programmamanagers hoeven niet alles zelf uit te vinden, verreweg het meeste wat ze nodig hebben is al ontwikkeld: van metagegevens-standaarden en uitgewerkte processen, tot bewaartermijnen en inhoudelijke standaarden. Ik wil overheden ook graag oproepen om, als ze iets hebben ontwikkeld dat handig kan zijn voor anderen, dit te delen. Of het nou een intern voorlichtingsdocument is, een werkinstructie of iets anders. Laten we elkaar vooral helpen!’

‘In een programmaplan zou een goede informatiehuishouding 1 van de doelen moeten zijn.’

Handreiking en factsheet

De handreiking Duurzame toegankelijkheid (DUTO) in de informatieketens van de Omgevingswet is te vinden op de site van het Informatiepunt Leefomgeving. Daar vindt u ook een factsheet Duurzame toegankelijkheid en de Omgevingswet. Hierin worden de bedoeling en aandachtspunten van DUTO en de Omgevingswet kort uitgelegd.

Werkplaats DUTO Aan de slag met de Omgevingswet

In het 1e en 2e kwartaal van 2022 is aan de hand van de handreiking een Werkplaats DUTO Aan de slag met de Omgevingswet georganiseerd, speciaal gericht op duurzame toegankelijkheid. Op het Kennisplatform Informatiehuishouding Overheden (inlog nodig) vindt u de bestanden die in deze werkplaats zijn gebruikt, zodat u die kunt hergebruiken.

Over deze werkplaats is op 30 juni 2022 een Lessons learned-presentatie gegeven voor Aan de slag met de Omgevingswet. De opname daarvan kunt u terugkijken op deze pagina.

Alle webinars, werkplaatsen en trainingen rond DUTO en de Omgevingswet zijn ook te raadplegen via deze Wiki op het Kennisplatform Informatiehuishouding Overheden..

Gluren bij de buren

Persoonlijke verhalen zijn een grote inspiratiebron. Hoe doen anderen het? Waar lopen ze tegenaan? Waarom gaat het goed? En waarom gaat het soms ook minder goed? Wat leer je daarvan? Lees meer praktijkverhalen en kijk ook eens bij de blogs en interviews op onze website Aan de slag met de Omgevingswet.