Oefenen geeft inzicht en biedt comfort

Eva begrijpt dat het lastig kan zijn gemotiveerd te blijven nu de wet weer is uitgesteld: ‘Je zou nu kunnen denken: er is meer tijd, dus laat het oefenen maar even zitten. We doen het wat rustiger aan en geven even prioriteit aan andere zaken. Maar het oefenen geeft juist meer inzicht in wat je allemaal nog moet regelen voor de inwerkingtreding - en daarna. We zien in de praktijk dat er zoveel uit het oefenen voortkomt wat nog geregeld moet worden, dat een half jaar weer best kort is.’

Door te oefenen weet je waar je staat, wat je nog moet of kunt doen ter voorbereiding en weet je wat je kunt verwachten. Het maakt het voor jezelf, de organisatie en gebruikers van de wet en het nieuwe Omgevingsloket straks makkelijker. Er is nu wat meer tijd omdat de inwerkingtreding met een half jaar is uitgesteld. Voor velen is dit uitstel een domper, voor anderen een opluchting.

Gelukkig laten overheden zich niet ontmoedigen: ‘Naar de werkplaatsen is op dit moment nog steeds veel vraag en ook voor de klikdemo's blijft het animo groot. Je merkt dat mensen toch aan de slag willen blijven, ondanks het uitstel. Dat vind ik mooi om te zien.’

Hoger kennisniveau en kwalitatief beter oefenen

Het aanbod van oefenondersteuning richt zich op alle onderdelen die noodzakelijk zijn voor de inwerkingtreding van de wet: van klikdemo van het Omgevingswet tot inhoudelijke, functiegerichte sessies. Sinds de start van de eerste oefensessies is het kennisniveau bij veel overheden toegenomen. Begonnen ze eerst met een basiswerkplaats en een klikdemo van het Omgevingsloket, nu gaan ze vaak al aan de slag met een eigen casus en worden de verschillende stappen van de keten succesvol doorlopen.

Overheden krijgen zo een steeds realistischer beeld van hoe het werken volgens de Omgevingswet er straks uit gaat zien. Eva: ‘Ik denk dat we nu kwalitatief beter kunnen oefenen, omdat zowel het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) als de hele keten nu beter functioneren. Dat is de kans die zich nu voordoet door het uitstel van inwerkingtreding en die we moeten grijpen.’

Sommige koplopers oefenen al langer en daar heeft iedereen profijt van. Zij hebben bijgedragen aan het verder ontwikkelen en delen hun kennis. Eva: ‘Maar ook tegen deze organisaties wil ik graag zeggen: blijf oefenen. Alles wat je nu doet en regelt hoef je straks niet meer te doen.’

Ook oefenmateriaal voor kleinere gemeenten en het bedrijfsleven

Elke organisatie werkt op zijn eigen manier naar de inwerkingtreding toe. Het programma Aan de slag houdt hier rekening mee. Veel kleinere gemeenten besteden bijvoorbeeld taken als het wijzigen van het omgevingsplan uit. Voor hen organiseert het programma Aan de slag de werkplaatsen Grip op het omgevingsplan. Hierin leren gemeenten wat er allemaal bij een omgevingsplan komt kijken en hoe ze de opdracht slim kunnen uitzetten bij een planbureau.

Daarnaast zijn de werkplaatsen aan te passen aan de behoefte van de verschillende organisaties en regio’s. Zo kunnen gemeenten kiezen voor een werkplaats met een kant-en-klare-casus. Maar ze kunnen ook zelf een casus inbrengen en vragen stellen aan Eva of haar collega’s. Eva: ‘We denken graag mee. Hele uitzonderlijke of afwijkende vragen hebben we tot nu toe nog niet meegemaakt. Wel heeft het ministerie van Defensie een werkplaats aangevraagd, waar veel andere overheden niet zo snel aan zouden denken, maar die voor hen heel belangrijk is.’

Bij het bedrijfsleven ontstaat ook steeds meer behoefte aan oefenen. Bedrijven kunnen onder andere aan de slag binnen de Werkplaatsen voor het bedrijfsleven. Daarnaast zoeken we ook de samenwerking op met brancheorganisaties. De eerste resultaten zijn twee oefencasussen; Recreatieve energieneutrale zorgboerderij realiseren samen met de Land- en Tuinbouworganisatie (LTO) en van Slagerij naar cateraar in samenwerking met het midden- en kleinbedrijf (mkb).

Functiegerichte sessies komen terug in 2023

Wat moet er nog echt gebeuren vóór de inwerkingtreding? Hierop ligt nu de focus van Aan de slag. Het komende jaar organiseert Aan de slag weer functiegerichte sessies voor een aantal doelgroepen. Zo worden er inhoudelijke sessies georganiseerd voor medewerkers van Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH). Voor de plan- en beleidsmedewerkers zijn er sessies die ingaan op het maken van een nieuw omgevingsplan en die uitleggen hoe je zorgt dat het plan goed aansluit op het DSO.

En voor dienstverleners is er de sessie voor het Klant Contact Centrum. Deze richt zich op de vraag: hoe kunnen we de dienstverlening met de komst van het Omgevingsloket op hetzelfde niveau houden, of zelfs verbeteren?

Na de inwerkingtreding - meer aandacht voor dienstverlening en cultuurverandering

Eva verwacht dat na de inwerkingtreding de focus nog meer op dienstverlening komt te liggen. ‘Als alles straks goed werkt is daar meer aandacht en tijd voor. Hier zullen we ons ook meer op richten in ons oefenaanbod.’ Je kunt dan denken aan workshops waarin de vragenbomen worden doorlopen: wordt de initiatiefnemer goed meegenomen in het Omgevingsloket? Is de volgorde van de vragen logisch? Ook zal er meer aandacht zijn voor het taalgebruik: kan dat nog eenvoudiger en duidelijker? Eva: ‘Het vellen van houtopstand is een mooi voorbeeld. Hoe zorg je dat de juridische taal uit een bomenverordening voor iedereen duidelijk is? Hoe werkt dat precies in het loket tussen de betrokken overheden zoals gemeente en waterschap en hoe ziet dat er uit voor de initiatiefnemer? Allemaal vragen waar je vanuit dienstverlening een verbeterslag kunt maken.’

Als de wet eenmaal is ingevoerd is er ook meer ruimte voor de cultuurverandering binnen het oefenaanbod. Bijvoorbeeld door sessies voor HR-medewerkers aan te bieden, waarin zij handvatten krijgen voor het meenemen van hun organisatie in de nieuwe manier van werken. Eva: ‘Het is overigens niet zo dat we hier nu niets mee doen. We proberen dit nu ook in de werkplaatsen mee te nemen. En als er nu veel behoefte is aan het cultuurtraject dan kunnen we daar uiteraard op inspringen.’

Oproep aan lijnmanagers: maak tijd vrij voor oefenen

Volgens Eva zijn veel projectorganisaties al goed op weg. Maar als het om de vertaling naar de werkvloer gaat is er nog wat werk te verzetten. Ze roept lijnmanagers op: ‘Maak tijd vrij voor je medewerkers om te oefenen. Als ze het dan straks na de inwerkingtreding druk krijgen met vragen, voelen ze zich een stuk comfortabeler. Dit geldt zeker voor de VTH-afdelingen. Het is echt de moeite waard om hier nu in te investeren zodat het straks makkelijker en soepeler gaat. Daar wordt toch iedereen blij van?’

Het is daarbij echt niet nodig om meteen op grote schaal te oefenen, benadrukt ze. ‘Begin eens zelf of samen met een collega. Ga gewoon eens naar het Omgevingsloket, dan zie je al snel wat de bedoeling is. Loop eens een keer de stappen door die je als initiatiefnemer moet zetten om een vergunning aan te vragen. Dan snap je beter wat je zelf kan verwachten en kun je vragen makkelijker beantwoorden.’

De tips van Eva

Welke oefenvormen wil Eva zelf nog benadrukken? Eva: ‘Eigenlijk vooral de werkplaatsen.  Allereerst de basiswerkplaats Dierenpension. Die gaat over de hele beleidscyclus en kun je doorlopen met de hele regio. Ook de werkplaatsen Grip op het omgevingsplan en de Interbestuurlijke werkplaats kan ik aanraden. Met die laatste kun je met ketenpartners aan de slag om de nieuwe manier van samenwerken verder in te vullen. Of stel je vraag aan je Regionale Implementatiecoach Omgevingswet (RIO). De RIO denkt graag met je mee.’

​​​​​​​Feedback is welkom!

Eva: ‘Feedback op wat we doen is echt heel erg welkom. We zijn ons ervan bewust dat we niet altijd weten welke behoeften er zijn bij overheden, bedrijven en andere organisaties. Daar hebben we hulp bij nodig. Dus kom vooral naar ons toe met vragen en suggesties!’

Feedback, ideeën of vragen? Neem contact op met Eva via eva.tannehill@minbzk.nl.