Aan de slag met de Omgevingstafel

Intaketafel en Omgevingstafel

Samen met gemeenten heeft de VNG de Intaketafel en de Omgevingstafel ontwikkeld om de nieuwe manier van vergunningverlening te realiseren. Initiatiefnemers komen eerst bij een Intaketafel terecht. Hier verzorgt een klein team van gemeenteambtenaren de eerste beoordeling van de wenselijkheid van het initiatief. Dit team bestaat uit ongeveer drie tot zes vaste mensen die alle binnenkomende initiatieven bekijken. Als een initiatief wenselijk is, schuiven meerdere experts (van bijvoorbeeld ruimtelijke ordening, milieu, bouwen) en ketenpartners (zoals de gemeentelijke gezondheidsdienst (GGD), Rijkswaterstaat, omgevingsdiensten) aan bij de Omgevingstafel.

Om tussen deze partijen een goede dialoog te hebben zijn er aan de Omgevingstafel nieuwe rollen. Zo is er de gespreksleider. Deze laat iedereen aan het woord, houdt de tijd in de gaten, houdt de sfeer goed en geeft samenvattingen. Daarnaast is er een beslisser. Deze hakt aan het einde de knoop door en trekt conclusies. Ook is er een observator die kijkt hoe de processen verlopen. Dergelijke rollen heb je nodig om ervoor te zorgen dat de discussie goed verloopt en dat het gesprek ook daadwerkelijk eindigt in een uitkomst.

Voordelen van de Omgevingstafel

Volgens Hanneke Kunst, projectleider bij het Programma Invoering Omgevingswet van VNG, biedt de Omgevingstafel veel voordelen. "Het grootste voordeel is dat je met alle betrokkenen aan tafel zit. Je ziet elkaar en voert een gesprek over een initiatief. Dat is effectiever dan schriftelijke communicatie. Alleen via een echt gesprek kom je erachter of zaken wellicht net iets anders kunnen, waardoor een initiatief dat eerst onmogelijk leek, toch uitvoerbaar blijkt. Daarnaast kun je kijken of je de kwaliteit van een initiatief kunt verhogen. Kan het nog beter? Je kijkt vanuit verschillende perspectieven, zoals duurzaamheid of energietransitie, naar een idee. Iedereen voegt vanuit zijn expertise iets toe."

Eindelijk concreet

Om te leren werken met de Intaketafel en Omgevingstafel volgden de gemeenten IJsselstein, Montfoort, Lopik, Woerden, Oudewater, Vijfheerenlanden, Stichtse Vecht en Ronde Venen in het voorjaar van 2020 een aantal trainingssessies. Hierbij waren ook de ketenpartners Omgevingsdienst regio Utrecht (ODRU), Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht (RUD), GGD, Rijkswaterstaat en Provincie Utrecht aanwezig. Elke gemeente nam haar eigen mensen mee die straks aan de tafels zitting nemen.

Ondertussen zijn de trainingsessies drie keer georganiseerd. Alle gemeenten en ketenpartners in de regio hebben begeleiding gehad bij het opzetten en oefenen met Omgevingstafels. Een regionale werkgroep onder voorzitterschap van Sarah Vredeveld van de gemeente Nieuwegein legt momenteel de laatste hand aan afspraken over de Omgevingstafels. Hoe, wat, wanneer moeten Omgevingstafels plaatsvinden met initiatiefnemers?  

Rudi Vermeulen was als projectleider implementatie Omgevingswet bij de gemeente IJsselstein betrokken bij de opzet van de eerste sessies. Ook nam hij eraan deel. Hij organiseert het werken met de wet in regionaal verband, en kijkt in het bijzonder hoe mensen van ‘zijn’ gemeente hierop kunnen aanhaken.

Vermeulen merkt nu al dat de sessies een groot effect hebben. "Weet je wat deze trainingen zo bijzonder maakt? Opeens landde de Omgevingswet in onze organisatie. Tot nu toe was het vooral een feestje van de mensen die bezig waren met het DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet), de omgevingsvisie, en de aansluitingen op het Omgevingsloket. Maar nu zeiden de mensen die het straks daadwerkelijk moeten gaan doen opeens: 'Jeetje, wat geweldig dat we nu eindelijk concreet aan de slag kunnen. Hiermee kunnen we echt oefenen in de geest van de Omgevingswet'."

Creatieve oplossingen

Ook Vermeulen merkte dat de mogelijkheden van de Omgevingstafel en de inzichten over het voeren van een effectief gesprek leiden tot ingenieuze oplossingen. "Tijdens de training werd er een heel creatieve oplossing bedacht. Het ging om een bedrijfsgebouw waarbij de omvang een probleem vormde. Maar als je het gebouw een deel draaide, werd het wél mogelijk. Bovendien ontdekten we een groot voordeel als we een klein stukje van de openbare ruimte zouden meenemen en dat een groenbestemming zouden geven. Zo werd het ook mogelijk om de klimaatadaptatie op een goede manier vorm te geven, omdat de afwatering niet richting de openbare ruimte zou stromen. Dus door de openbare ruimte te integreren, kwamen we tot een prachtige oplossing."

Echte cases

De training bestond in totaal uit drie bijeenkomsten. De eerste was een informatieve sessie over een aantal uitgangspunten. Zoals de nieuwe rollen van mensen, de gespreksvoering en houding en gedrag. Daarna volgde de oefensessie met de Intaketafel. De training werd afgesloten met een oefensessie met de Omgevingstafel.

In de tweede en derde sessie werden de deelnemers opgedeeld in groepen. Na het behandelen van een casus kreeg de eerste groep feedback van de tweede. Vervolgens behandelde de tweede groep hun casus en mocht de eerste toekijken. "Deze sessies waren erg praktijkgericht', vertelt Kunst. ‘Onze werkvorm is gericht op werken met echte cases. Je zit aan tafel in je eigen rol. Doordat dit echte cases zijn, die mensen zelf meenemen naar de sessie, werk je in de eigen leefomgeving. Iedereen kent de casus, locatie, die individuele boer of dat ene wijkje."

Opeens landde de Omgevingswet in onze organisatie.

Oefenen met het echte werk

Deelnemers merken dat deze werkwijze anders is dan veel andere regionale sessies. Kunst: "Vaak zijn deze vooral zendend, dus er wordt verteld hoe het zit en dat men ermee aan de slag moet. Maar deze nieuwe aanpak is bedoeld voor de gemeenten die er nog niet mee gestart zijn. We helpen met concrete middelen die we hebben ontwikkeld. Denk aan intakeformulieren met vragen die je aan een initiatiefnemer kunt stellen. Simpel gezegd maken twee dingen de sessies zo praktijkgericht: het zijn de mensen met wie we het straks gaan doen, en het is het echte werk."

Volgens Vermeulen levert het oefenen met echte cases veel op. "Je gaat van toetsing naar advisering. Eerst waren er veel mensen die vooral zeiden wat er niet kon. Maar gaandeweg de bijeenkomsten kwam iedereen erachter dat we ook met een andere houding het gesprek in konden gaan. Wat was er wél mogelijk? Dat was voor de deelnemers een geweldig inzicht."

Aan tafel

Hoe zet je als organisatie nu precies zo’n gesprek aan een Omgevingstafel op? Kunst: "Hiervoor leren wij deelnemers een vaste gespreksstructuur. Die heeft te maken met de extra procesrollen, maar ook met hoe je het gesprek voert. Je kunt bijvoorbeeld iedereen even aan het woord laten in een korte eerste ronde. Zo weet je meteen bij wie alle lichten op groen staan, bij wie ze op oranje blijven steken en bij wie ze rood zijn. Elke speler geeft vervolgens specifiek aan waar hij pijnpunten of vraagstukken ziet. Iedereen geeft dus een eigen pitch. De volgende stap is een overlegfase waarin er wordt gezocht naar oplossingen. Tot slot hakt de beslisser de knoop door."

Tijdens de sessies merkte ik hoe belangrijk het is dat je meteen weet wie welke rol heeft’, vult Vermeulen haar aan. ‘We moesten echt leren om dit in een vroeg stadium te doen. Wie is de voorzitter? De initiatiefnemer? De secretaris? En daarnaast: wat zijn de verwachtingen vooraf?

De derde sessie werd vanwege het coronavirus digitaal gehouden. Deze onvoorziene omstandigheden leidden tot onverwachte inzichten in het voeren van een gesprek aan de Omgevingstafel. Vermeulen: "De digitale training ging wonderbaarlijk goed. Het zette ons aan het denken over hoe wij de externe ketenpartners in de nabije toekomst zouden kunnen betrekken. Voor organisatie zoals de GGD, VRU (Veiligheidsregio Utrecht), Waterschap en provincie is het een uitdaging hoe zij zich verhouden tot de Omgevingstafels van alle gemeentes. Zouden zij in de toekomst bijvoorbeeld digitaal kunnen aanschuiven?"

Hoe implementeer je de aanpak?

Elke gemeente beslist uiteindelijk zelf of en in welke vorm zij de implementatie-aanpak overneemt. Zo laat de gemeente IJsselstein de werkwijze van de Intake- en Omgevingstafels door het college vaststellen. Hierbij heeft men besloten om de belangrijkste rollen door vaste personen in te laten vullen, dus voor ieder initiatief. Vermeulen: "Denk aan de secretaris: dat moet iemand met ervaring zijn. De secretaris maakt immers het verslag. Hetzelfde geldt voor het voorzitterschap. Maximaal 2 personen zullen deze functies bij ons bekleden."

Op deze manier wordt werken met de Omgevingswet, in ieder geval bij de gemeente IJsselstein, steeds meer werkelijkheid. Voor alle gemeenten is het zaak om de wet concreet te implementeren. Datzelfde geldt voor hun ketenpartners. Vermeulen besluit: "Ga alsjeblieft met zo’n training aan de slag. Deze heeft enorm veel invloed op de manier van denken en hoe je structuur geeft aan de Omgevingswet. Zo zorg je ervoor dat je de juiste structuur in je organisatie krijgt, de ketenpartners kent en weet op welke moment je ze wel of niet bij de Omgevingstafel betrekt. Een praktijkgerichte training is daarnaast cruciaal voor het ervaren van de geest van de Omgevingswet. Zo kun je de wet laten landen in je organisatie. Dus mijn advies luidt: snel beginnen!"