Stap van je eilandje af en inspireer elkaar

Omgevingsvisie

Paula vertelt: “Een waterschap is niet verplicht om een omgevingsvisie te schrijven, maar dat hebben we wél gedaan. Daarin hebben we bewust gezegd: als we toe willen naar een betere leefomgeving, moeten we daar niet alléén mee aan de slag, maar samen met de omgeving. Toen ik ruim twee jaar geleden bij het waterschap begon, zaten we met ons communicatieteam op een eilandje. Maar de doelstelling in de visie gaf heel duidelijk aan: we moeten dit samen doen. En dus richtte ik mijn blik naar buiten.”

Kartrekker

Inmiddels is ze de kartrekker van maar liefst 2 werkgroepen voor communicatieadviseurs die zich met communicatie rondom de Omgevingswet bezighouden. Het zijn 2 regionale werkgroepen: 1 voor Utrecht en 1 voor Gelderland. Die werkgroepen is Paula zelf gestart. Ze is gewoon gaan rondbellen. Bij de werkgroepen zijn communicatieadviseurs van waterschappen, gemeenten, provincies en omgevingsdiensten aangesloten. In beide werkgroepen samen zitten op moment van schrijven 18 mensen.

Voordelen

Op de vraag welke voordelen ze bemerkt van de samenwerking, antwoordt Paula: “We inspireren elkaar. Zo werk je niet in je eentje. Op een inspiratiedag delen we met elkaar wat er de afgelopen maanden is gebeurd. Welke middelen heb je ingezet, welk effect heeft het gehad, hoeveel tijd kostte het? Zo kun je meeliften op elkaars ideeën. Je hoort van anderen wat bij hen werkt en kunt daar gebruik van maken.

En ook als iets niet aanslaat - zoals een inloopspreekuur dat sommige gemeenten hebben georganiseerd - dan is dat goed om te weten. Ook kun je gebruikmaken van elkaars expertise. Niet iedereen is een expert op het gebied van verandercommunicatie, dat hoeft ook niet. Je kunt elkaar omhoog trekken.”

Uitdagingen

Maar er zijn ook uitdagingen. Zo is nog lang niet iedereen aangesloten bij de werkgroepen. “Ons waterschap heeft een groter programma- en communicatieteam dan de meeste gemeenten. Veel gemeenten moeten deze werkzaamheden met een klein team doen, naast de al bestaande werkzaamheden.

Vooral bij kleine gemeenten is er geen capaciteit om aan te sluiten bij een werkgroep. En dat is zonde.” Paula roept communicatieadviseurs die in de regio’s Utrecht en Gelderland werken op om contact te zoeken als ze bij de werkgroep willen. Ze zijn van harte welkom als ze hun communicatie-evenknieën willen vinden!

Interne communicatie

Tot nu toe zijn de werkgroepen vooral gericht geweest op de interne communicatie. Het externe verhaal komt op een later moment, maar ze zijn er al wel over aan het nadenken. Daar ziet Paula al gelijk een flinke uitdaging. “Want wat als we vanuit het waterschap een brief sturen, maar de gemeente of provincie een heel andere boodschap heeft? Naar burgers toe willen we als één overheid overkomen. Hier zijn we met elkaar over aan het nadenken.

Kunnen we ervoor zorgen dat we als regio één boodschap hebben, zodat een burger geen scheve berichten krijgt? Het is best lastig om samen tot een eenduidige boodschap te komen. Wat het lastig maakt, is dat iedereen zich op een andere doelgroep focust. Voor het waterschap zijn dat vooral agrariërs. Steden als Amersfoort of Utrecht richten zich juist meer op ondernemers en bewoners. En de randgebieden meer op projectontwikkelaars. Daar zijn we dus nog mee aan het stoeien.

Uiteindelijk willen we voor de externe communicatie ook gaan putten uit de toolkit van het programma Aan de slag met de Omgevingswet, die is daar vooral op gericht.”

OLO of Omgevingsloket?

“Ook over de communicatie op de website hebben we het met elkaar gehad. Iedereen richt zijn eigen website in. Maar om het voor mensen duidelijk te houden, wil je toch een bepaalde eenduidigheid. Welke woorden ga je dan gebruiken? Kies je er bijvoorbeeld voor om voorlopig nog OLO (Omgevingsloket Online) te gebruiken of de werknaam DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet), of schakel je direct over op de term Omgevingsloket?

En in hoeverre houd je mensen nog op je site voordat je doorlinkt naar het Omgevingsloket? Daar denken we ook met elkaar over na. En je kunt er soms best voor kiezen om het bewust anders te doen dan de rest. Maar dan moet je er misschien extra aandacht aan besteden om tegenstrijdige informatie naar de gebruiker te vermijden.”

Heb je nog tips voor andere regio’s?

Op die vraagt zegt Paula: “Zoek contact met elkaar! Dat hoeft niet eens alleen binnen de regio te zijn. Stap van je eilandje af en zorg dat je weet wat er gebeurt bij anderen.” Maar ook intern benadrukt ze het nut van contact zoeken. “Communicatie is niet alleen ‘traditionele communicatie’. Het is veel breder. Zoek bijvoorbeeld ook de connectie met mensen die zich bezighouden met participatie. Ook daar speelt communicatie een rol. En soms kun je iets betekenen voor een andere werkgroep. We denken nu bijvoorbeeld mee over een oplossing voor gemeenten waarmee ze makkelijker kunnen bepalen wie bij welke omgevingstafel aansluit. Eerst was het idee om een gedrukt boekje te maken, maar een digitale oplossing is waarschijnlijk efficiënter, omdat je die sneller kunt aanpassen aan nieuwe inzichten.”